Stichting Academie voor Geesteswetenschappen, vestigingsadres Hengeveldstraat 29, 3572 KH Utrecht, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens

Postadres:
Hengeveldstraat 29
3572 KH Utrecht

Onderwijslocatie:
Eykmanlaan 1200
3571 KH Utrecht

Telefoon: +31 (0)6 40060152

Jeanette Krijnen is de Functionaris Gegevensbescherming van de Academie voor Geesteswetenschappen. Heb je een vraag over je gegevens, mail dan het Onderwijs- en Studentenbureau via osb@avgu.nl. Docenten en medewerkers mailen docentcontact@avgu.nl. Vragen die om een privacyoordeel vragen gaan van daaruit naar de functionaris gegevensbescherming.

Voor wie deze verklaring geldt

Wij verwerken persoonsgegevens van verschillende groepen mensen, en wat wij van je vastleggen hangt af van je relatie met ons. Hieronder staat per situatie welke gegevens wij verwerken, waarvoor, op welke grondslag en hoe lang wij ze bewaren. De algemene onderwerpen, zoals cookies, beveiliging en je rechten, staan daaronder en gelden voor iedereen.

Als je onze website bezoekt

Welke gegevens: je IP-adres, het type browser en apparaat dat je gebruikt, en gegevens over je bezoek aan onze website. Vul je een contactformulier in of meld je je aan voor de nieuwsbrief, dan ook je naam en e-mailadres.

Waarvoor: om de website te laten werken en te verbeteren, om je vraag te beantwoorden en om je de nieuwsbrief te sturen.

Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een werkende en veilige website, en jouw toestemming voor de nieuwsbrief en voor cookies die niet strikt noodzakelijk zijn.

Hoe lang: niet langer dan nodig is voor het doel. Voor de nieuwsbrief bewaren wij je gegevens totdat je je afmeldt. Voor cookies gelden de termijnen die in ons cookieoverzicht staan.

Als je belangstelling hebt of je aanmeldt

Welke gegevens: je naam, adres, geboortedatum en geboorteplaats, telefoonnummer, e-mailadres, je vooropleiding en werkervaring, en de opleiding waarvoor je belangstelling hebt of je aanmeldt.

Waarvoor: om je uit te nodigen voor een open avond of voorlichting, om je vragen over de opleiding te beantwoorden, om je aanmelding te beoordelen en om je in te schrijven.

Grondslag: jouw toestemming wanneer je je aanmeldt voor een bijeenkomst, en het treffen van maatregelen voorafgaand aan een overeenkomst wanneer je je aanmeldt voor een opleiding.

Hoe lang: niet langer dan nodig is voor het doel. Schrijf je je niet in, dan verwijderen wij je gegevens wanneer er geen contact meer is. Word je student, dan gelden de termijnen uit het volgende blok.

Als je bij ons studeert of hebt gestudeerd

Welke gegevens: je naam, adres, geboortedatum en geboorteplaats, telefoonnummer en e-mailadres. Verder je inschrijving, opleiding en leerjaar, groep, aanwezigheid, ingeleverd werk, beoordelingen, vrijstellingen, je afsluitdocument, je stageverslagen, je factuurgegevens en bankrekeningnummer, en de correspondentie tussen jou en ons.

Waarvoor: om je in te schrijven, je onderwijs te organiseren, je werk te beoordelen, je te begeleiden en je voortgang te volgen, je diploma of getuigschrift te verstrekken, en om te factureren.

Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst die je met ons sluit. Voor onze financiële administratie geldt daarnaast een wettelijke verplichting.

Wat wij niet van je vragen: wij vragen geen kopie van je paspoort of identiteitsbewijs, en wij leggen je burgerservicenummer niet vast. Daar hebben wij als particuliere onderwijsinstelling geen grondslag voor.

Hoe lang:

Een behaald resultaat blijft tien jaar geldig, terwijl het gemaakte werk zelf na vijf jaar wordt vernietigd. Je kunt je dus ook later nog op een resultaat beroepen, ook al bestaat het uitgewerkte tentamen niet meer. Je cijferadministratie en je diploma bewaren wij duurzaam, omdat oud-studenten soms tientallen jaren later een gewaarmerkte cijferlijst of een duplicaat nodig hebben voor een beroepsregister zoals SKGV, NVPA of V&VN.

Als je bij ons lesgeeft of werkt

Welke gegevens: je naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres, je curriculum vitae en diploma’s, je Verklaring Omtrent het Gedrag, je CRKBO-registratie indien van toepassing, je overeenkomst, en je factuurgegevens. Van medewerkers in loondienst verwerken wij daarnaast de gegevens die wij voor de salaris- en belastingadministratie nodig hebben.

Waarvoor: om de overeenkomst met je uit te voeren, om je in te roosteren, om je te betalen en om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.

Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst en, voor de salaris- en belastingadministratie, een wettelijke verplichting.

Hoe lang: de documenten bij je overeenkomst bewaren wij gedurende de looptijd en vijf jaar daarna. Voor de salaris-, belasting- en financiële administratie gelden de wettelijke bewaartermijnen.

Wat er verder van docenten wordt vastgelegd staat in artikel 7 en artikel 8 van de Docentenovereenkomst en in hoofdstuk 6 van de Docentenhandreiking.

Bijzondere en gevoelige gegevens

Soms deel je iets over je gezondheid of je persoonlijke situatie, bijvoorbeeld bij langdurige ziekte, bij een aanvraag uit het Stil Studiefonds of in je begeleiding. Zulke gegevens verwerken wij alleen met jouw uitdrukkelijke toestemming. Wij bewaren die stukken apart van je gewone dossier, met toegang voor alleen degene die er een besluit over neemt en de Functionaris Gegevensbescherming, en wij vernietigen ze zodra het besluit is uitgevoerd.

Van docenten en medewerkers verwerken wij een Verklaring Omtrent het Gedrag. Dat is de mededeling dat er geen bezwaar bestaat tegen het uitoefenen van de functie; wij verwerken geen strafrechtelijke gegevens.

Wie je gegevens voor ons verwerken

Wij gebruiken systemen van anderen om ons onderwijs te kunnen geven en onze administratie te voeren:

• Eduframe voor je inschrijving, je resultaten en je certificaten
• Canvas als leeromgeving, waar je je werk inlevert en je beoordeling ontvangt
• PLEK als community-omgeving voor medewerkers, docenten, studenten en oud-studenten
• Microsoft 365 voor e-mail, agenda en documenten
• Zoom en Teams voor online colleges
• De formulieren op onze eigen website, voor je aanmelding en voor contactverzoeken

Daarnaast delen wij gegevens met onze boekhouding en accountant wanneer dat voor de administratie nodig is, en met een beroepsregister wanneer jij daar zelf om vraagt.

Met partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken sluiten wij een verwerkersovereenkomst, zodat zij dezelfde eisen aan beveiliging en vertrouwelijkheid hanteren als wij. Een deel van deze leveranciers is buiten de Europese Unie gevestigd; wij zien erop toe dat de verwerking met passende waarborgen omgeven is. Wij verkopen je gegevens niet.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

De Academie voor Geesteswetenschappen gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van je computer, tablet of smartphone. Wij gebruiken cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren. Daarnaast plaatsen we cookies die jouw surfgedrag bijhouden zodat we op maat gemaakte content en advertenties kunnen aanbieden.

Wij gebruiken daarvoor onder meer de Facebook Pixel. Daarmee meten wij hoe onze advertenties presteren en kunnen wij bezoekers van onze website bereiken met advertenties op Facebook en Instagram. Deze cookie wordt alleen geplaatst wanneer je daarvoor toestemming geeft.

Bij jouw eerste bezoek aan onze website hebben wij je geïnformeerd over deze cookies en hebben we je toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen. Zie voor een toelichting: https://veiliginternetten.nl/themes/situatie/cookies-wat-zijn-het-en-wat-doe-ik-ermee. Op deze website worden ook cookies geplaatst door derden, bijvoorbeeld door sociale media-bedrijven.

Geautomatiseerde besluitvorming

De Academie voor Geesteswetenschappen maakt geen gebruik van geautomatiseerde verwerkingen die besluiten nemen welke (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens tussen zit. Beslissingen over toelating, beoordeling en doorstroom worden altijd door mensen genomen.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

De Academie voor Geesteswetenschappen neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Gegevens worden opgeslagen in beveiligde systemen, toegang is beperkt tot de medewerkers die deze voor hun werk nodig hebben, en wij maken afspraken met docenten en medewerkers over zorgvuldig gebruik. Als jij het idee hebt dat jouw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via osb@avgu.nl.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Daarnaast heb je het recht om de verwerking te laten beperken, om bezwaar te maken tegen de verwerking, en om je gegevens over te laten dragen aan jou of aan een andere organisatie. Heb je toestemming gegeven, dan kun je die altijd weer intrekken.

Studenten hebben daarnaast recht op inzage in hun eigen beoordeelde werk en in de criteria waarmee het is beoordeeld.

Een verzoek stuur je naar osb@avgu.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek van jou komt, kunnen wij je vragen je identiteit aan te tonen. Wij vragen daarvoor geen kopie van je identiteitsbewijs. Wij reageren zo snel mogelijk, en in elk geval binnen vier weken.

Kom je er met ons niet uit, dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens, via deze link.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening of de regelgeving daartoe aanleiding geeft. De actuele versie staat altijd op deze pagina.