Voorafgaand aan een formele klacht

De Academie voor Geesteswetenschappen hecht groot belang aan open communicatie en het tijdig bespreekbaar maken van zorgen of onvrede. Wij moedigen iedereen aan om eerst het informele circuit te bewandelen. In veel gevallen kan een gesprek met de betrokken persoon of een bemiddelend overleg,  waarin de studiecoördinator of de directie betrokken kan zijn, al tot een oplossing leiden. Wanneer dat niet wenselijk of mogelijk is, kan contact worden opgenomen met onze onafhankelijk vertrouwenspersoon. Deze biedt een luisterend oor, kan adviseren over vervolgstappen en indien nodig ondersteunen bij het indienen van een formele klacht. Onze onafhankelijk vertrouwenspersoon is bereikbaar via vertrouwenspersoon@avgu.nl.

Klachten- en Geschillenregeling Academie voor Geesteswetenschappen

1. Doel en reikwijdte

Deze Klachten- en Geschillenregeling van de Academie voor Geesteswetenschappen (AvG) beschrijft hoe (aspirant-)studenten en deelnemers klachten kunnen indienen en hoe deze worden behandeld. De regeling geldt voor alle educatieve diensten van de AvG en sluit aan op de NRTO-Algemene Voorwaarden en de geschillenregeling via De Geschillencommissie Particuliere Onderwijsinstellingen.

2. Begripsbepalingen

Klacht: iedere uiting van ongenoegen over (het nalaten van) een handeling, beslissing of dienstverlening van de AvG of haar docenten/medewerkers.
Klager: (aspirant-)student of deelnemer die de klacht indient.
Geschil: een klacht die, na doorlopen van de interne procedure, wordt voorgelegd aan De Geschillencommissie Particuliere Onderwijsinstellingen.

3. Waar en hoe dien je een klacht in?

Een klacht kan rechtstreeks schriftelijk of per e-mail worden ingediend bij onze onafhankelijk klachtenfunctionaris via:
E-mail: klacht@avgu.nl
Post: Academie voor Geesteswetenschappen, t.a.v. OSB – Klachten, Hengeveldstraat 29, 3572 KH Utrecht

Vermeld altijd: je naam en contactgegevens, opleidingsnaam/groep, datum/gebeurtenis, een heldere omschrijving van de klacht, relevante bijlagen en de gewenste oplossing.

4. Ontvangstbevestiging

Je ontvangt binnen 5 werkdagen een ontvangstbevestiging waarin staat dat je klacht in behandeling is genomen en wie je aanspreekpunt is.

5. Behandeling, onafhankelijkheid en hoor-wederhoor

De klacht wordt behandeld door een (bevoegd) functionaris die niet inhoudelijk betrokken is bij het onderwerp van de klacht. Betrokkenen kunnen schriftelijk of mondeling worden gehoord. Indien gewenst kan een studiecoördinator of directielid worden betrokken.

6. Termijnen

De AvG streeft ernaar om binnen 14 dagen inhoudelijk te reageren. Uiterlijk binnen 4 weken volgt een gemotiveerde beslissing. Als door de aard of complexiteit meer tijd nodig is, ontvang je vóór het verstrijken van de termijn een bericht met de reden en de nieuwe beslistermijn (maximaal 1 maand extra).

7. Uitkomst en motivering

De beslissing bevat ten minste: een weergave van de klacht, de relevante feiten, de beoordeling en motivering, en – indien van toepassing – corrigerende maatregelen en termijnen. De uitkomst wordt schriftelijk aan jou bevestigd.

8. Registratie, monitoring en bewaartermijn

Klachten worden door de onafhankelijk klachtenfunctionaris én bij de AvG in een klachtenregister vastgelegd (datum, onderwerp, behandelaar, uitkomst, eventuele maatregelen). Deze bewaart klachten- en afhandelingsgegevens 4 jaar na afronding en gebruikt deze geanonimiseerd voor kwaliteitsverbetering.

9. Vertrouwelijkheid en privacy (AVG)

Klachten worden vertrouwelijk behandeld. Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor een zorgvuldige klachtenafhandeling conform de AVG en het Privacybeleid van de AvG.  De AvG houdt een geanonimiseerd klachtenregister bij voor kwaliteitsborging. Deze zijn slechts toegankelijk voor de directie of  de directe medewerkers die betrokken zijn bij de behandeling. De onafhankelijk klachtenfunctionaris bewaart eigen vertrouwelijke dossiers gescheiden van de organisatieadministratie en deelt gegevens uitsluitend met toestemming van de melder.

10. Bijzondere categorie: grensoverschrijdend gedrag

Voor meldingen over (seksuele) intimidatie, discriminatie, agressie of andere integriteitskwesties kun je rechtstreeks terecht bij de vertrouwensfunctionaris (contact via OSB osb@avgu.nl) en/of het Protocol Grensoverschrijdend Gedrag raadplegen. Deze meldingen worden met extra waarborgen en discretie behandeld.

11. Niet eens met de uitkomst? Externe geschillencommissie (bindend advies)

Ben je het niet eens met de uitkomst of is de klacht niet tot tevredenheid opgelost, dan kun je na het doorlopen van de interne procedure je zaak als geschil voorleggen aan De Geschillencommissie Particuliere Onderwijsinstellingen (NRTO). De commissie doet uitspraak in de vorm van een bindend advies voor de AvG.

Termijn: dien je geschil in binnen 12 maanden na het indienen van de klacht bij de AvG.
Contact: De Geschillencommissie, Postbus 90600, 2509 LP Den Haag – www.degeschillencommissie.nl – tel. 070-310 53 10.

12. Relatie met NRTO-Algemene Voorwaarden en naleving

Deze regeling vult de NRTO-Algemene Voorwaarden aan (met name art. 15–16). Conform art. 16 is de uitspraak van de Geschillencommissie bindend. In lijn met art. 17 staat de NRTO garant voor de nakoming van bindende adviezen door haar leden, behoudens uitzonderingen zoals wettelijk voorzien.

13. Kosten en procedure bij de Geschillencommissie

Aan behandeling door de Geschillencommissie kunnen kosten zijn verbonden. De actuele procedure en tarieven vind je op de website van De Geschillencommissie. Bij een beroep gelden de reglementen van de commissie.

14. Publieke toegankelijkheid en vindbaarheid

Deze regeling is openbaar en vindbaar via: Website > Over ons > Klachtenprocedure, de footer (link “Klachten & geschillen”), het studentenportaal en als verwijzing in de Algemene Voorwaarden die door iedere student actief worden geaccepteerd bij inschrijving.

15. Relatie met overige documenten

Voor onderwijsinhoudelijke regels (bijv. aanwezigheid, tentamens, vrijstellingen) zie het Reglement. Voor privacy zie het Privacy- & Cookiebeleid. Voor gedrags- en integriteitskwesties zie het Protocol Grensoverschrijdend Gedrag.

16. Wijzigingen en evaluatie

De AvG kan deze regeling wijzigen, bijvoorbeeld naar aanleiding van wet- en regelgeving of bevindingen uit de klachtenregistratie. De meest recente versie staat op de website. De regeling wordt periodiek geëvalueerd op effectiviteit en duidelijkheid.

17. Vragen

Heb je vragen over deze regeling of twijfel je waar je terecht kunt? Neem contact op met het OSB via osb@avgu.nl.

Grensoverschrijdend gedrag- Doel van het protocol

De Academie voor Geesteswetenschappen (AvG) wil graag voor eenieder een open, transparante en veilige omgeving zijn om te werken of te studeren. Voor ieder die dat niet ervaart en te maken krijgt met grensoverschrijdend gedrag, moet informatie over het melden ervan transparant en op eenvoudige wijze beschikbaar zijn.

Met dit protocol wil de AvG grensoverschrijdend gedrag zoveel als mogelijk voorkomen en indien nodig adequaat aanpakken.

Het is eenieders verantwoordelijkheid elkaar aan te spreken op ongewenst gedrag dat wordt gesignaleerd. Dit bevordert een preventieve werking van dit protocol.

Het heeft altijd de voorkeur dat klachten intern gemeld worden, maar het kan voorkomen dat iemand zich onveilig voelt en dat het voor deze persoon beter voelt om dit bij een extern iemand te melden. Dat kan bij de externe vertrouwenspersoon.

Wat is grensoverschrijdend gedrag?

Grensoverschrijdend gedrag is elke vorm van gedrag (non) verbaal, fysiek, digitaal dat door de persoon die het ondergaat als ongewenst wordt ervaren en/of door de omgeving als onacceptabel wordt beschouwd.

Dat betekent elke vorm van bedreigende of gewelddadige interactie van fysieke, psychische of seksuele aard die de ene persoon ten opzichte van de andere persoon actief of passief opdringt, waardoor schade wordt of dreigt te worden toegebracht aan die persoon in de vorm van fysiek letsel of psychisch leed. In gewoon Nederlands: het gaat bij grensoverschrijdend gedrag om situaties waarin iemand geestelijk of lichamelijk schade wordt toegebracht of in zijn ontwikkelingsmogelijkheden wordt geblokkeerd.

We onderscheiden de volgende vormen:

• Agressie/geweld, fysiek en verbaal
• Pesten/uitsluiting
• Discriminatie
• Seksuele intimidatie/mishandeling, fysiek en verbaal

Op wie is dit protocol van toepassing?

• Docenten
• Studenten
• Personeelsleden
• Bestuursleden
• Vrijwilligers
• Stagiaires
• ZZP’ers

Onafhankelijk Vertrouwenspersoon

Eenieder uit bovenstaande groepen met vragen of klachten over grensoverschrijdend gedrag kan zich wenden tot de externe vertrouwenspersoon. Hoe deze te bereiken is zal op een heldere manier worden gecommuniceerd. De vertrouwenspersoon zal in eerste instantie proberen de melding zelfstandig af te handelen. Indien nodig kan hij/zij een deskundige inschakelen of de melder daarnaar verwijzen.

De vertrouwenspersoon biedt de mogelijkheid om in vertrouwen over grensoverschrijdend gedrag, zoals in dit protocol genoemd, in gesprek te gaan met slachtoffer en/of beschuldigde en onderzoekt de eventuele vervolgstappen die genomen moeten worden. De stappen gebeuren altijd met instemming van de melder.

De vertrouwenspersoon kan tevens de Directie bestuur helpen grensoverschrijdend gedrag binnen de organisatie te voorkomen aan de hand van het (preventieve) beleid.

De vertrouwenspersoon brengt ten alle tijden verslag uit aan het Directie van de AvG. Dat is geanonimiseerd.

Er wordt altijd gekeken of het beleid moet worden aangepast. Bij ernstige zaken kan een sanctie worden overwogen. Dit kan zijn een berisping, een schorsing of ontslag.

De onafhankelijk vertrouwenspersoon is bereikbaar via vertrouwenspersoon@avgu.nl

Taken vertrouwenspersoon

De vertrouwenspersoon vervult adviserende en bemiddelende taken, te weten:

1. Eerste opvang van en advisering aan de melder met als doel gezamenlijk een mogelijke oplossing te vinden. De vertrouwenspersoon is gehouden de anonimiteit van de melder te allen tijde te waarborgen en zal alleen met uitdrukkelijke instemming van haar/hem in overleg met anderen treden.
2. Hulp bieden aan de melder bij het indienen van een officiële klacht. Dit geschiedt wanneer het voorgaande niet tot een voor de melder bevredigende oplossing heeft geleid, maar ook wanneer de melder ondanks een goede oplossing alsnog besluit een klacht in te dienen.
3. Bieden van nazorg. Nazorg richt zich hoofdzakelijk op het voorkomen dat de medewerker wordt lastiggevallen op de werkplek op grond van het feit dat hij een klacht heeft ingediend.

Toegang tot vertrouwenspersoon

Iedere persoon die in de werksituatie met ongewenst gedrag door een medewerker is geconfronteerd, kan zich voor hulp en advies wenden tot de vertrouwenspersoon.

Overige taken vertrouwenspersoon

De vertrouwenspersoon is bevoegd om bij een ontvangen klacht te bemiddelen, en is gerechtigd tot het inwinnen van al die informatie, die voor een verantwoorde uitoefening van zijn/haar taak noodzakelijk is;

De vertrouwenspersoon houdt een registratie bij van aan hem/haar ter kennis gebrachte (voorgenomen) klachten en brengt hierover jaarlijks vertrouwelijk en geanonimiseerd verslag uit aan de Directie;

De vertrouwenspersoon is voor de uitoefening van diens taak verantwoording verschuldigd aan de Directie van de AvG;

Tevens ontvangt de vertrouwenspersoon de Directiebesluiten over de te nemen maatregelen op grond van de adviezen van de vertrouwenspersoon.

 

Academie voor Geesteswetenschappen
Utrecht, september 2025